понедельник, 20 февраля 2012 г.

Опыт организации процесса управления документацией на проекте


Как и обещал ранее на форуме uml2.ru, делюсь с Вами своим опытом организации процесса управления документацией на длительном проекте по разработке системы для одного из крупнейших операторов мобильной связи. Вся проектная документация - это ТЗ и всякого рода руководства на задачи по разработке новой функциональности описанной выше системы.

До сих пор не понимаю, почему мысль всё систематизировать и регламентировать (хотя бы в рамках своего рабочего процесса) не пришла мне в голову ранее... Но, видимо, всему своё время.


Я лишний раз удостоверился в правильности принципа “хочешь что-то или кого-то организовать - начни сначала с себя”. С себя я, собственно, и начал, с описания и оптимизации своего процесса работы с документом. Что немаловажно, идея нашла отклик в лице моего проектного руководителя.

После оценки всех своих возможностей и возможностей использования каких-либо специализированных инструментов для систематизации документации, я решил:
  1. Организовать единый реестр всей проектной документации, которой за время моего начала работы аналитиком накопилось немало.
  2. Обобщить все проектные документы на каком-либо едином ресурсе.
  3. Составить регламент работы с документацией и управления ею на проекте.
На реализацию идеи у меня ушло ровно 2 дня. Теперь все вопросы относительно работы с документами решаются довольно-таки оперативно - путём использования реестра и ссылки на регламент.

Для организации процесса я использовал то, что, как говорится, “рядом, и грех не воспользоваться”. Так как компания, в которой я работаю, специализируется, ко всему прочему, на разработке продуктов на платформе SharePoint, был выбран именно портал SharePoint. Была создана, структурирована и актуализирована единая библиотека проектной документации, распределены права доступа между участниками проекта на уровне папок и на уровне отдельных документов. Реестр документации, который также помещён в общую библиотеку, представляет собой... обычный файл MS Excel, в котором в качестве столбцов выступают необходимые мне атрибуты документа.

Теперь все последние версии документов (в т. ч. регламент и реестр), а также полезные проектные сведения лежат в одном месте, доступ к ним предоставлен только участникам проекта, а правила работы описаны в регламенте. Участники могут (в зависимости от прав) как читать, так и править документ коллективно. Стоит отметить, что при изменении документа поддерживается его версионность. А передавать по почте файлы теперь точно не нужно (раньше было только так).

Таким образом, можно сделать вывод, что шаг в оптимизации работы проектной команды сделан. С чего-то нужно ведь начинать :)

Да, еще хотел бы отметить, что такой весомый толчок к действиям, кроме своей цели организовать себя, мне также дала недавно вышедшая книга А. Перерва и В. Ивановой “Путь аналитика”. Кстати, отзыв о ней я уже начал писать и думаю в скором времени сформировать его окончательно.

12 комментариев:

  1. Анонимный21.02.2012, 15:15

    "необходимые мне атрибуты документа"

    А какие именно?

    С уважением,
    Алексей

    ОтветитьУдалить
  2. Алексей, ответил письмом.

    ОтветитьУдалить
  3. Анонимный05.03.2012, 15:32

    Паша,а права изменений у одного пользователя? Остальные чтицы :))

    ОтветитьУдалить
  4. Права на изменение документа предоставляются только тем членам команды, кто занимается разработкой документа, а также согласует документ (для внесения примечаний). Остальным участникам доступ предоставляется только на чтение.

    Вообще можно достаточно гибко "рулить" правами на каждый документ, если Вы являетесь администратором сайта SharePoint. Например, права на изменение регламента, упомянутого в статье выше, доступны только мне как администратору :)

    ОтветитьУдалить
  5. Анонимный07.03.2012, 1:10

    Сделал референс в блоге, Павел, я могу со ссылкой использовать твою статью в презентации?

    ОтветитьУдалить
  6. Алексей, спасибо. Ответил письмом.

    ОтветитьУдалить
  7. Павел, в Вашем профиле LinkedIn есть презентация "Работа с проектной документацией". Её можно рассматривать как дополнение к статье?

    ОтветитьУдалить
  8. Виктор, здравствуйте.

    Да, презентацию "Работа с проектной документацией" (http://it-analysis.blogspot.ru/2012/05/blog-post.html) можно рассматривать как дополнение к данной статье.

    Дело в том, что семинар, который я проводил в 2012 году для коллег, был составлен на основе данной статьи. В семинаре я использовал как раз упомянутую презентацию.

    ОтветитьУдалить
  9. Анонимный22.02.2013, 6:58

    Павел приветствую а можно ли получить у Вас регламент, посмотреть как вы его прописали, может и нам что-то пригодится! Заранее спасибо.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Александр, приветствую. Примерная структура регламента приведена в презентации "Работа с проектной документацией" (http://it-analysis.blogspot.ru/2012/05/blog-post.html, слайд 12).

      Полный документ, к сожалению, предоставить не могу — информация конфиденциальна.

      Удалить
  10. А вы не пробовали использовать сертифицированную электронную систему документооборота, которая обеспечивает полную безопасность данных от стороннего доступа. Для больших компаний, данное требование очень важно. Я в своей работе использую DMS (систему управления документами) от компании Intechcore

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Пробовали и используем в настоящее время http://doctrix.ru/.

      Удалить

Спасибо за проявленный интерес! Буду рад получить обратную связь в виде комментария...

Яндекс.Метрика