четверг, 21 февраля 2013 г.

SharePoint Workspace для совместной работы с документами

Тема организации совместной работы, а также координации мне всегда была и будет интересна. Сегодня продолжу рассуждать о способах организации совместной работы, а также поделюсь новыми открытиями, которые помогут внести улучшения в ежедневные рабочие процессы аналитика.

Эта статья посвящена инструменту SharePoint Workspace для совместной работы с документами, расположенными на сайте SharePoint.

Условия использования инструмента:

  • Развернутый сайт SharePoint с установленной библиотекой документов.
  • Приложение Microsoft SharePoint Workspace, установленное на локальной машине.

Как было раньше. Ранее на сайте SharePoint хранились последние версии документов, а разработка осуществлялась на локальной машине в отдельных папках. Каждый раз приходилось сопоставлять документ, который находится на сервере, с документом, который хранится локально. Иногда возникала путаница. Если  документ редактировался прямо с сервера SharePoint, приходилось выполнять поиск и извлечение через браузер, что было не всегда удобно. Кстати, были замечены трудности и при перемещении документа из одной папки в другую с помощью браузера, а также при отправке документа по e-mail.

Как сейчас. Общая схема работы не изменилась, за некоторым исключением. С установленным инструментом SharePoint Workpace поменялось в лучшую сторону удобство работы с документацией.

Как и ранее, актуальная версия документа хранится на портале SharePoint. Но, в отличие от предыдущего этапа, разработка ведется либо через веб-доступ с постоянным подключением к серверу SharePoint, либо в локальной рабочей области SharePoint Workpace с последующей синхронизацией с сервером SharePoint. То есть, на вашей рабочей машине хранится копия сайта SharePoint с библиотекой документов, а вы работаете с документом даже без подключения к серверу. Как только устанавливается соединение с сервером SharePoint, внесенные изменения синхронизируются.

Использование рабочих областей SharePoint Workpace исключает путаницу при сопоставлении файлов, хранящихся локально на компьютере, с файлами, которые располагаются в библиотеке SharePoint.

Что касается внутрикомандного взаимодействия, оно, как и ранее, выглядит следующим образом (см. рисунок ниже).


Аналитик работает с документацией на сервере SharePoint (либо через браузер, либо через приложение SharePoint Workspace). Ссылку на рабочий документ отправляет на e-mail коллегам. Если создана история/задача в Devprom, отправляется и ссылка на эту задачу. SharePoint и Devprom интегрированы между собой посредством ссылок.

В заключение хотелось бы отметить преимущества использования данного приложения для совместной работы:
  • Простой и понятный интерфейс.
  • Возможность локальной работы с последующей синхронизацией с сервером SharePoint.
  • Возможность перетаскивания файла методом Drag&Drop как в SharePoint Workspace для синхронизации с сервером, так и из SharePoint Workspace для отправки, например, по e-mail.
  • Поиск на основе стандартного проводника Windows.
  • Функция "Копировать в виде ссылки". Например, вы можете копировать наименование файла в виде ссылки для отправки по e-mail.
  • Другие причины использования приложения: http://office.microsoft.com/ru-ru/sharepoint-workspace/HA101631747.aspx.

Тематические статьи:




6 комментариев:

  1. Давно и успешно использую в своей работе SharePoint Workpace (а до этого MS Groove).

    Очень полезный инструмент.

    http://michaelsmirnov.blogspot.ru/2012/08/groove-sharepoint-workspace.html

    ОтветитьУдалить
  2. Михаил, согласен с вами про полезность использования этого инструмента.

    Обнаружил, что комментировал вашу запись, но на тот момент я исследовал функциональность SharePoint Workpace довольно поверхностно. Сейчас — глубже, поэтому и впечатления ярче.

    ОтветитьУдалить
  3. Помогите - не можем добиться возможности одновременного редактирования одного файла Excel на разных ПК в классических приложениях. Используем локальные Office 2013 + OneDrive. Excel Online говорит, что редактировать можно (в отличии от Word, как я понял) только если приложение у обеих открыто в браузере.
    Скажите, поможет ли в этом случае установка своих SharePoint Server + SharePoint Workspace?
    Заранее благодарен!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте.

      Да, действительно, при использовании OneDrive доступно одновременное редактирование файлов Excel в браузере (http://support.microsoft.com/kb/2802500/ru, http://office.microsoft.com/ru-ru/sharepoint-foundation-help/HA102772333.aspx).

      Если установить SharePoint Server и активировать соответствующую настройку, то одновременное редактирование будет доступно при использовании и локальных офисных приложений (http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ff718235(v=office.15).aspx).

      В SharePoint 2013 и вовсе приложение SharePoint Workspace не актуально — можно использовать встроенное приложение OneDrive.

      Я SharePoint Workspace уже не использую. Сейчас просто подключаю необходимые библиотеки документов в Outlook.

      Удалить
    2. По Вашей ссылке зашел сюда http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ff718249(v=office.15).aspx и вот что тут написано:
      1. "С точки зрения конечного пользователя, функция совместного редактирования проста в использовании. Когда пользователь хочет открыть документ в Word 2013, PowerPoint 2013, OneNote 2013, Visio 2013 или одном из приложений Office Web Apps, он просто открывает его в SharePoint 2013 или SharePoint Online обычным способом. Если другой пользователь уже открыл этот документ, оба пользователя могут одновременно осуществлять редактирование документа. Однако пользователи могут совместно редактировать документы в Excel Web App только в том случае, если все они используют Excel Web App для доступа к книге. Если кто-либо использует Excel 2013 или Excel 2010 (клиентское приложение) для доступа к книге, совместное редактирование данной книги в приложении Excel Web App будет заблокировано, пока документ открыт в клиентском приложении."
      2. "Клиентское приложение Excel 2013 не поддерживает совместное редактирование книг в SharePoint 2013 или SharePoint Online. Но клиентское приложение Excel использует функцию общих книг для поддержки совместного редактирования книг, хранящихся в локальной среде или по сетевым путям (UNC), не в режиме реального времени. Совместное редактирование книг в SharePoint поддерживается за счет приложения Excel Web App, которое входит в состав Office Web Apps."

      Исходя из этого (а также сравнительной таблици ниже) все таки следует, что в Excel все таки нельзя одновременно редактировать в классическом приложении. :(

      Удалить
    3. Кстати, скорее всего, да, т.к. я как-то давно я тоже пробовал и ничего не получилось...

      Удалить

Спасибо за проявленный интерес! Буду рад получить обратную связь в виде комментария...

Яндекс.Метрика