Решил начать публикацию кратких статей-лайфхаков, которые постоянно использую в своей работе. Итак, лайфхак №1, который я назвал "Безопасная работа с документами".
Процесс безопасной работы с документами, о котором расскажу ниже, использую на протяжении многих лет. Внедрил его в работу после того, как несколько раз терял важные документы из-за программных ошибок. Итак, по порядку:
1. Перед началом работы с документом создаю артефакты:
- Сам файл ворд-документа с именем, составленным по шаблону: "ГГГГ-ММ-ДД ТипДокумента. НазваниеДокумента.docx", где ГГГГ-ММ-ДД — текущая дата.
- Rar-архив, дублирующий имя документа, но без указания даты. См. рисунок ниже.
2. В течение текущего рабочего дня документ имеет назначенное имя.
3. В следующий день работы над документом выполняю действия:
- Текущий файл документа копирую в созданный rar-архив, в котором копится все то, что уже есть в документе. При необходимости архив можно будет удалить.
- Корректирую название документа — ставлю текущую дату — и работаю уже с новой версией документа. Например, вчера работал с "2016-12-21 РП. АРМ Администратора ЛК.docx" — он уже в архиве, сегодня — с документом "2016-12-22 РП. АРМ Администратора ЛК.docx". Простая и надежная поддержка версионности. Если кто-то корректирует версию документа в течение рабочего дня — промежуточную версию обозначаю путем добавления в имя файла инициалов рецензента, например, "2016-12-22 РП. АРМ Администратора ЛК - АС.docx".
Просто и удобно. Минимум путаницы, если постоянно следовать процессу и, что особо важно, внедрить его во взаимодействие с Заказчиком.
Попробуйте. Надеюсь, что и Вы найдете этот процесс полезным для себя и своих коллег. Распространение материала приветствуется. Спасибо за внимание.
А например SVN применять не пробовали? Сделал - закомитил.
ОтветитьУдалитьДа вот вроде все же мы аналитики, а не разработчики. Хотя, в данный момент активно осваиваем Gitlab. Думаю, коммиты документов не за горами :)
УдалитьПрименительно к этой методике.
ОтветитьУдалитьЕсли файлы на локальной машине, то rar держать или на другом физическом диске, или на другой машине.
Если работа с файлами ведётся на сервере, то озаботиться двумя вопросами к админам:
1) бэкапится ли ежесуточно раздел с вашими файлами;
2) проигрывались ли админами сценарии восстановления бэкапа при случайном удалении оригинальных файлов и при повреждении раздела с оригинальными файлами (это разные сценарии для бэкапа).
Спасибо за грамотные дополнения.
Удалить