среда, 28 декабря 2016 г.

Безопасная работа с документами

Решил начать публикацию кратких статей-лайфхаков, которые постоянно использую в своей работе. Итак, лайфхак №1, который я назвал "Безопасная работа с документами".

    Процесс безопасной работы с документами, о котором расскажу ниже, использую на протяжении многих лет. Внедрил его в работу после того, как несколько раз терял важные документы из-за программных ошибок. Итак, по порядку:

    1. Перед началом работы с документом создаю артефакты:
    • Сам файл ворд-документа с именем, составленным по шаблону: "ГГГГ-ММ-ДД ТипДокумента. НазваниеДокумента.docx", где ГГГГ-ММ-ДД — текущая дата.
    • Rar-архив, дублирующий имя документа, но без указания даты. См. рисунок ниже.
    2. В течение текущего рабочего дня документ имеет назначенное имя.
    3. В следующий день работы над документом выполняю действия:
    • Текущий файл документа копирую в созданный rar-архив, в котором копится все то, что уже есть в документе. При необходимости архив можно будет удалить.
    • Корректирую название документа — ставлю текущую дату — и работаю уже с новой версией документа. Например, вчера работал с "2016-12-21 РП. АРМ Администратора ЛК.docx" — он уже в архиве, сегодня — с документом "2016-12-22 РП. АРМ Администратора ЛК.docx". Простая и надежная поддержка версионности. Если кто-то корректирует версию документа в течение рабочего дня — промежуточную версию обозначаю путем добавления в имя файла инициалов рецензента, например, "2016-12-22 РП. АРМ Администратора ЛК - АС.docx".
    Просто и удобно. Минимум путаницы, если постоянно следовать процессу и, что особо важно, внедрить его во взаимодействие с Заказчиком.

    Попробуйте. Надеюсь, что и Вы найдете этот процесс полезным для себя и своих коллег. Распространение материала приветствуется. Спасибо за внимание.

    2 комментария:

    1. Анонимный29.12.2016, 20:00

      А например SVN применять не пробовали? Сделал - закомитил.

      ОтветитьУдалить
      Ответы
      1. Да вот вроде все же мы аналитики, а не разработчики. Хотя, в данный момент активно осваиваем Gitlab. Думаю, коммиты документов не за горами :)

        Удалить

    Спасибо за проявленный интерес! Буду рад получить обратную связь в виде комментария...

    Яндекс.Метрика